Yeni Ekonomide Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Dijital Değişimin Öncüsü: EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
İçinde bulunduğumuz dijital çağın bize sunmuş olduğu avantajlardan birisi de EBYS’dir. Herkesin her zaman ve her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli, sade bir devlet yapısı; günümüzde modern ve demokratik devletlerin temel hedefi hâline gelmiştir. Bilgisayar, iletişim ve teknolojideki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmakta; her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-devlet, e-Türkiye gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. E-devlet ve e-Türkiye gibi yapılarıın temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. EBYS’de amaç doğru bilgiyi, doğru kişiye, doğru zamanda en ucuz maliyetle sağlayabilmektir.
Belge, doküman ve kayıt kavramları sıkça kullanılan kavramların başında gelmektedir. Bu kavramların asıl anlamları günlük konuşmada kullandığımız anlamlarından çok farklıdır. Belge, herhangi bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir. Belgenin bir gerçeğe tanıklık etmesi gerekmektedir. Bir resim, fotoğraf, film, vesikalık belge niteliği taşıyan kaynaklardır. Doküman ise resmî belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklardan oluşur. Kayıt kavramı; doküman kavramının aksine, son derece dar kapsamlı bir kavramdır. Herhangi konudaki bir bilginin varlığına veya yokluğuna işaret eder. Belge veya dokümanların üretim aşamasında kullanılan bir girdisidir. Belge veya doküman ile ifade edilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret eder. Bir başka deyişle “kayıt” kavramı üretilecek olan belge veya dokümanlara değil, geçmişte üretilmiş olan belge ya da dokümanlara ait bir kavramdır. Her doküman bir belge değildir fakat her belge bir doküman görevi görebilir.
Bir yazının belge sayılabilmesi için hukuki bakımdan şu koşullara sahip olmalıdır:
- Yazılı olmalı: Belge, harf gibi anlaşılabilir biçimde oluşturulmuş iletişim sembolleriyle üretilmiş olmalıdır.
- Bir irade ortaya koymalı: Belge, hukuki sonuç doğurabilecek iradenin açıklandığı bir içeriğe sahip olmalıdır. Bu içerik; bir olay, durum, görüş veya düşüncenin ispatına belirli bir katkı sağlamalıdır.
- Taşınabilir, güvenli kayıt ortamında bulunmalı: Bir yazının belge olarak değerlendirilebilmesi için kayıt malzemesinin elden ele nakledilip iletilebilir olması gerekir. Bu sebeple mezar taşları, duvar yazıları, abideler gibi taşınması mümkün olmayan materyaller her ne kadar hukuki açıdan öneme sahip olsalar da belge olarak değerlendirilmezler.
- Düzenleyicisi belli olmalı: Belge üzerinde iradeyi açıklayan gerçek veya tüzel kişi, yani belgenin sorumlusu belirli olmalıdır. Bunun en geçerli yolu irade sahibinin belge üzerinde imzasının olmasıdır.
EBYS kullanan kurumların bazılarında, işlemi biten belgeler üretildikleri fonksiyona göre paydaşları olan diğer belgelerle birlikte bütünlük oluşturamadıkları için dosyalama problemi yaşanmaktadır. Bu yüzden ait oldukları dosyaya girememiş belgelerin meydana getirdiği binlerce klasörlük yığınlar doğmaktadır. Karmaşık dosyalama da denilen bu anlayış, güncel safhada bir konu veya işle ilgili bilgi ve belge bütünlüğü sağlamayı engellemekte; arşiv safhasında da transfer, tasfiye, ayıklama ve imhayı zorlaştırmaktadır.
Bu yüzden elektronik belge yönetimi uygulamalarında dosyalama işlemleri, ayrı bir modülde yönetilmelidir. Bir arşivi modülü gibi uygulama olan bu yerde dosya planları yönetilir, plana göre seriler tespit edilir, seride bulunacak dosyalar açılır ve açılan dosyalara işlemi biten belgeler kaldırılır.

Rabia Sönmez & Beyza Karamollaoğlu

Son Gönderiler: Rabia Sönmez & Beyza Karamollaoğlu (Tümünü Gör)
- Yeni Ekonomide Elektronik Belge Yönetim Sistemi - 28/09/2019
- Mehpare Alp ile Savunma Sanayinde İnsan Kaynakları - 27/09/2019
- Ali Ercan Özgür ile Yerel Kalkınma - 09/07/2019
YORUM YAPILMADI