Sanal Ortamda Başarılı Bir Etkinlik Organize Etmek
Sanal bir etkinlik planlamak istediğinize veya planlamanız gerektiğine karar verdiniz. Peki bunu nasıl yapacaksınız? İnsanın doğası gereği yüz yüze etkileşimin ve deneyimsel pazarlamanın değeri hiçbir zaman ortadan kalkmayacaktır, ancak günümüzde olduğu gibi sanallaşmanın etkinlik programınızın gerekli bir parçası olduğu zamanlar vardır. Peki salgın öncesinde fiziki olarak gerçekleştirdiğiniz etkinliklerinizi çevrimiçi ortama nasıl uyarlayabilirsiniz ve izleyicilerinizin etkinlik boyunca katılımını nasıl sağlayabilirsiniz?
Sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, yüz yüze bir etkinlik ile aynı özen ve dikkati gerektirir. Her iki etkinlik için de etkinliği etkili bir şekilde tanıtmanız, katılımcılarınızla etkileşim kurmanız ve unutulmaz deneyimler yaşatarak etkinliğin başarısını kanıtlamanız gerekir.
Sanal etkinliklere koca bir duvar örmek yerine günümüz şartlarına uyum sağlayıp fark yaratabilirsiniz. Ne de olsa eksik olan tek şey, fiziki bir mekan ve katılımcılar öyle değil mi? 🙂 Sanal olayları tek seferlik küçük sunumlar veya bir web semineri olarak değil, katma değerli, etkileşim odaklı deneyimler olarak düşünerek, bir bilgisayar ekranının çok ötesine uzanan etkileyici bir etkinlik yaratabilirsiniz.
Öncelikle planlama süreci için kafanızdaki soru işaretlerini kaldırın. Yüz yüze bir etkinlik planlarken kendinizi katılımcılarınızın yerine koyacağınız gibi, sanal bir etkinlik için de aynısını yapmalısınız. Katılımcıları etkinlik süresince iki saatten fazla koltuklarında tutamayacağınız gibi aynı şey sanal etkinlikler için de geçerlidir. Harika bir etkinlik oluşturmak ve yürütmek için standart planlama ipuçlarınızı ve püf noktalarınızı kullanın. Sanal etkinliklere ne kadar çok yüz yüze bir etkinlik gibi davranırsanız o kadar iyidir.
Yeni Ekonomi Derneği olarak başarılı bir sanal etkinlik planlamanıza yardımcı olacak en iyi ipuçlarının bir listesini oluşturduk.
1. Hedef Kitlenizi Anlayın
Herhangi bir etkinliği planlarken katılımcılarınızın ihtiyaçları ve beklentileri hakkında güçlü bir farkındalığa sahip olmak çok önemlidir. Canlı bir etkinlik ile sanal etkinlik arasındaki en büyük fark, izleyicinin herhangi bir zamanda etkinlikten kolayca çıkış yapabilmesidir. Bu nedenle katılımcılarınızın etkinlik boyunca etkileşimde kalmaları ve katılmaları için nedenler sağlamanız gerekir.
Her şeyden önce, sanal etkinliğinizin hedef kitlenizle alakalı olduğundan emin olun! Etkinlik planlamadan önce kendinize şu soruları sorarak başlayabilirsiniz:
- Hedef kitleniz sanal bir etkinliğe katılmaya ne kadar istekli?
- Kitlenizin sosyal medya araçları ve internet kullanımı dahil teknik bilgileri ne kadar güçlü?
- Hangi tür tekliflere olumlu yanıt verebilirler; çekilişler, indirim kodları vb.
- Katılımcılarınızın hem sıkılmamasını sağlayıp hem de etkinliğinizin amacına ulaşabilmesi için etkinliğin ne kadar sürmesi gerekli?
2. Etkinlik Hedeflerinizi İyice Kavrayın
Katılımcılarınızın kimler olduğunu, neyle ilgili sorun yaşayabileceklerini ve sanal etkinlikten ne bekleyeceklerini göz önünde bulundurmanız başarılı bir etkinlik gerçekleştirmenizi sağlayacaktır. Bir sanal etkinliğe ev sahipliği yaparak neyi başarmak istediğinizi biliyorsunuz ve hedeflediğiniz mesajı kitlenizle iletmek için bunu yapıyorsunuz.
- Sanal etkinliğinize kimler katılacak?
- Çevrimiçi etkinliğe erişirken ve katılırken ne tür zorluklar veya problemlerle karşılaşabilirler?
- Katılım amaçları neler?
- Etkinlikten nasıl veri ve geri bildirim toplayacaksınız?
- Etkinliğin genel beklentisi ne olacak?
3. Doğru Platformu Seçin
Sanal etkinliğiniz için hangi platformun kullanılacağına karar vermek, etkinlik planlamasının önemli bir parçasıdır. Araştırmanızın ilk başlarında kafa karıştırıcı bilgiler ve rakip platformlardan oluşan bir mayın tarlası ile karşılaşacaksınız fakat panik yapmayın, doğru platform yalnızca biraz araştırma uzaklığınızda.
Etkinliğiniz için hangi platformun en iyi olacağını seçmeden önce kendinize sormanız gereken birkaç soru var:
- Platformun kullanımı ücretsiz mi? Değilse, bununla hangi maliyetler ilişkilendirilir?
- Platform üzerinden maksimum kapasiteyle kaç kişiyi ağırlayabilirsiniz?
- Platform ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahip mi?
- Platform, işlerin planlandığı gibi gitmemesi durumunda etkinlik boyunca destek sunuyor mu?
- Etkinliğinizi canlı olarak mı yoksa önceden kaydedilmiş bir şekilde mi gerçekleştirmeyi düşünüyorsunuz? Kolaylık söz konusu olduğunda, herhangi bir teknik sorunla karşılaşma durumu ve riskinin en aza indirilmesi bakımından önceden kaydedilmiş etkinlikler pratik bir seçenektir.
4. Formatınızı Seçin
Sanal etkinliğinizi planlarken vereceğiniz en önemli kararlardan bir diğeri de format seçimidir. Tercih edeceğiniz format, içeriğinize ve hedef kitlenize bağlı olacaktır. Sanal etkinliklere ev sahipliği yapmak, planlayıcılara webinarlar, konferanslar veya sanal turlar gibi değişen seçeneklerle bol miktarda özgürlük ve çeşitlilik sağlar.
İzleyicilerden optimum katılım ve etkileşimi sağlayarak sanal bir etkinliği başarıya dönüştürmek için doğru formatı seçmek çok önemlidir. Hatırlanması gereken yararlı bir diğer ipucu, sanal etkinliklerin tıpkı diğer etkinlikler gibi bir ana bilgisayara ihtiyaç duymasıdır. Bu doğrultuda toplantıya ev sahipliği yapacak kişi seçiminde; profesyonel bir konuşmacı tutabilir, kendi ekibinizin bir üyesini kullanabilir veya etkinliğinizin formatına bağlı olarak birden fazla toplantı sahibine ihtiyaç duyabilirsiniz.
Burada dikkate almanız gereken sorular:
- Konuşmacının sesi yüksek ve net mi?
- Toplantı sahibi kişi kamera önünde rahat mı?
- Toplantı sahibi kitlenizden gelecek olan sorulara cevap verebilecek veya beklenmedik olaylara yanıt verebilecek yeterlilikte mi?
- Toplantı sahibi katılımcıların üzerinde gerginlik yaratıyor mu yoksa dost canlısı mı?
- Toplantı sahibi gerçekleşen sanal etkinliğin konusu hakkında ne kadar bilgili?
5. İçeriğinizi Planlayın
Çevrimiçi etkinliğinizin içerik planlaması için, etkinliğinizin ve hedef kitlenizin hedeflerine göre platformunuzu ve formatınızı zaten seçmiş olmanız muhtemeldir. İçeriğinizi planlarken hatırlamanız gereken temel ipucu, mesajlarınızı yaratıcı bir tema etrafında koordine etmektir. Bunu e-postalar, bloglar ve sosyal medya dahil olmak üzere çeşitli iletişim yoluyla tekrarlamak isteyeceksiniz. Tüm sanal etkinliği organize ve sorunsuz bir şekilde yürütmek için iyi planlanmış bir senaryo dosyasına sahip olmak da iyi bir fikirdir.
Sanal etkinliğiniz sırasında web sitenizde ve sosyal medya platformlarınızda bulunan aynı renkleri, logoları ve diğer grafikleri kullanmanızı öneririz. Bu, markanızı tanıtmanıza ve tüm etkinliği izleyiciler için tutarlı ve net hale getirmenize yardımcı olacaktır.
Dikkate alınacak sorular:
- Herhangi bir fotoğraf, video, animasyon kullanılacak mı?
- Soru-Cevap oturumu olacak mı?
- Seyirci etkinliğe erişmek için hangi teknolojiyi kullanacak?
Çok sayıda katılımcınızın sanal etkinliğe cep telefonlarından erişmesi mümkündür, bu nedenle içeriği planlarken bunu göz önünde bulundurmak iyi bir fikirdir.
6. Saat, Tarih ve Yer Seçimi
Sanal etkinlikler için coğrafi koşullar veya ulaşım sorun olmayabilir evet, ancak etkinliğinizi hedef kitleniz için erişilebilir kılmak isteyeceğiniz için sanal bir etkinlik düzenlemek istediğiniz saat ve tarihi dikkate almanız önemlidir. Saat dilimleri, uluslararası izleyici kitlesine sahip etkinlikler için önemli bir husustur.
Katılımcılar belirli bir yere seyahat etmese de, etkinliğinizin nereden yayınlandığına dikkat etmek önemlidir – örneğin bir ofis, konferans merkezi veya birinin evinden. Ne tür bir arkaplana sahip olacaksınız? Sanal katılımcılarınız ekranda ne görecek? Etkinliğinizin kaydı için profesyonel bir yeşil ekran veya sanal stüdyo rezervasyonu yapmayı düşünebilirsiniz, çünkü kullanabileceğiniz kameralar, aydınlatma, deneyimli teknik ekipler ve çok daha fazlası bir arada olacaktır.
Dikkate alınacak sorular:
- O gün gerçekleşen başka önemli etkinlikler var mı?
- Hedef kitlenizin günün hangi saatinde sanal etkinliğinize katılma olasılığı daha yüksektir?
- Farklı ülkelerden ve saat dilimlerinden katılımcılar var mı?
- Lokasyon profesyonel, sessiz ve kullanacağınız teknolojiyi karşılayabilecek durumda mı?
Mükemmel zaman diye bir şey olmadığını unutmayın, böylece daha fazla etkileşim ve görünüm için sanal etkinliğinizi gerçekleştirdikten sonra medya platformlarınıza her zaman yükleyebilirsiniz.
7. Etkinliğinizi Pazarlayın
Etkili ve verimli pazarlama, sanal olanlar dahil her etkinlik için çok önemlidir. Optimum seyirci katılımını ve etkileşimini sağlamak için sanal etkinliğinizin başarıyla pazarlandığından emin olmanız önemlidir. Sosyal medya platformları, etkinlik pazarlaması için çok önemlidir. Sanal etkinliği neden yarattığınız ve katılımcılara ne faydalar sağlayacağı veya deneyimleyeceği konusunda bilgiler içeren bir blog yazısı harika bir başlangıç olabilir. Ayrıca, katılımcının katılımını teşvik etmek için etkinliğiniz için markalı bir hashtag oluşturmak isteyebilirsiniz. Bu, katılımcıların gerçek etkinlik sırasında kendi sosyal medya platformlarında soru sormalarına ve gönderi paylaşmalarına olanak tanıyacaktır.
Ana web sitenizde, ev sahipliği yapmayı planladığınız etkinliğin türüne ve etkinliğin kime pazarlandığına bağlı olarak bir açılış sayfası da oluşturabilirsiniz. Açılış sayfası, katılımcıların kaydolmasını sağlarken aynı zamanda paylaşması kolay bir dijital kurulumda güncel bilgiler de sunabileceğiniz için izleyicilerinizi sanal etkinlik hakkında bilgilendirmek için yararlı bir yaratıcı fırsattır.
E-Postanın gücünü asla küçümsemeyin. Bir e-posta abone listeniz varsa, bu, etkinliğinizi tanıtmanın kolay bir yoludur. Katılımcılara kaydolduktan sonra hatırlatıcılar gönderebilir ve oturumdan sonra katılımcı geri bildirimi için yine e-posta kullanabilirsiniz.
Dahası, sanal etkinliğinizi gerçekleştirirken bike etkinliğinizi pazarlamaya devam edin! Sosyal medya platformlarınızda canlı yorumlar ve geri bildirimler yayınlamak, izleyici katılımını teşvik etmenin harika bir yoludur.
8. İzleyici Katılımı
İzleyicilerinizin sanal etkinliğiniz sırasındaki etkileşimi, etkinlik hedefinize, seçtiğiniz platforma ve hangi formatı seçtiğinize bağlı olacaktır. Tutarlı bir şekilde ilgi çekici, net ve anlaşılması kolay etkinlikler, etkin bir şekilde etkileşimde bulunan ve tüm etkinlik boyunca oturum açmış durumda kalan katılımcılara sahip olma eğilimindedir. Kapsamlı etkinlik planlaması, etkili izleyici katılımı ve etkileşimi sağlayacaktır.
Kendinize sormanız gereken sorular:
- Canlı tartışmalar için bir soru cevap anketi veya sohbet kutusu gibi izleyici katılımı fırsatları var mı?
- Etkinlik sırasında verilen herhangi bir bilgiyi destekleyecek yeterli görsel var mı?
- Bir Soru-Cevap oturumu varsa, izleyicilerden gelen soruların yavaş ve yetersiz gelme durumunda önceden hazırlanmış sorular var mı?
9. Test
Herhangi bir canlı etkinlikten önce “Gece her şey yoluna girecek” sözünü çok duymuşuzdur fakat sanal dünyada durum öyle değil. Yukarıdaki tüm planlamalar yerinde olsa bile, teknolojik aksaklıklara karşı hazırlıklı olmak ve çözümlerin kolayca elinizin altında olduğu bir eğer senaryosu oluşturmak önemlidir.
10. Katılımcılardan Geri Bildirim Alın
Sanal etkinliğinizin ne kadar başarılı olduğunu öğrenmenin en iyi yolu, etkinlik sonrası katılanlardan geri bildirim almaktır. Katılımcılarınıza basit bir anket göndermek soru sormanın etkili bir yoludur. Böylece etkinliğinize kaç kişinin gerçekten katılım sağladığını ve katılımcılarınızın içerik, sunum ve sonuçlar hakkında ne düşündüğünü öğrenebilirsiniz. Ayrıca izleyicilerin o günkü deneyimleri ve bir sonraki etkinliğiniz için nelerin iyileştirilebileceğini düşündükleri hakkında size değerli bilgiler verebilir. Katılımcılarınız bir sonraki etkinliğinizin ne olacağını veya yaklaşan başka etkinlikleriniz olup olmadığını zaten merak ediyor olabilir.
Hepsinden önemlisi, daha fazla içerik gönderin! Belirli bir etkinliğiniz sona ermiş olabilir, ancak yine de sanal etkinliğinizin başarısını çevrimiçi olarak paylaşmaya devam edebilirsiniz. Diğer insanların görüntülemesi için canlı etkinlik kaydını göndermek ve paylaşmak için sosyal medya platformlarınızı kullanın.
Farklı endüstriden profesyonellerin bir arada olduğu Yeni Ekonomi Derneği olarak sanal etkinlikleriniz konusunda dilediğiniz zaman destek vermeye istekli olduğumuzu bilmenizi isteriz.
İlker Korkmaz
Son Gönderiler: İlker Korkmaz (Tümünü Gör)
- Sanal Ortamda Başarılı Bir Etkinlik Organize Etmek - 29/04/2021
- Dünden Bugüne: Sanal ve Hibrit Etkinlik Nedir, Ne Değildir? - 20/04/2021
- 2020: Turizm Tarihinde En Kötü Yıl Olarak Tarihe Geçti! - 02/02/2021
YORUM YAPILMADI